Mikä on GDPR ja miksi se vaikuttaa sähköpostimarkkinointiin?
GDPR (General Data Protection Regulation) on EU:n tietosuoja-asetus, joka tuli voimaan toukokuussa 2018. Sen tarkoituksena on suojella yksityishenkilöiden henkilötietoja ja vahvistaa heidän oikeuksiaan niiden käsittelyyn liittyen. Tämä koskee kaikkia organisaatioita, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:ssa, riippumatta siitä, missä yritys sijaitsee. Koska sähköpostimarkkinointi perustuu suoraan henkilötietojen – kuten sähköpostiosoitteiden – käyttöön, GDPR asettaa tarkat vaatimukset sille, miten näitä tietoja kerätään, säilytetään ja käytetään markkinointitarkoituksiin.
Lue tästä: Hyvän myyjän ominaisuudet – näillä taidoilla menestyt myynnissä
GDPR:n tärkeimmät säännöt sähköpostimarkkinoinnissa
Selkeä suostumus
Sähköpostimarkkinointi on GDPR:n mukaan sallittua vain, jos markkinointiviestien vastaanottaja on antanut siihen nimenomaisen ja vapaaehtoisen suostumuksen. Suostumuksen on oltava aktiivinen toimi – esimerkiksi suostumuksen antaminen lomakkeen valintaruudun avulla. Ennaltavalittuja vaihtoehtoja ei saa käyttää. Tämä varmistaa sen, että henkilö on tietoinen, mihin hän suostuu.
Läpinäkyvyys ja informointi
GDPR vaatii, että kaikki henkilötietoja käsittelevät yritykset ovat täysin läpinäkyviä siitä, miten he keräävät ja käyttävät näitä tietoja. Kun henkilö antaa sähköpostiosoitteensa, hänelle on kerrottava selkeästi, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään. Tämä voi tapahtua esimerkiksi linkittämällä tietosuojaseloste lomakkeeseen, jossa osoitetta kerätään.
Oikeus peruuttaa suostumus
GDPR antaa kaikille sähköpostimarkkinoinnin kohteille oikeuden peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Jokaisessa sähköpostiviestissä on oltava selkeä ”Peru tilaus” -linkki, jonka kautta vastaanottaja voi helposti lopettaa markkinointiviestien vastaanottamisen. Tämä peruutus tulee käsitellä välittömästi.
Rekisterien hallinta ja minimointi
Yritykset voivat kerätä vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia tiettyä markkinointitarkoitusta varten, eikä tietoja saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Tämä tarkoittaa, että postituslistoja on tarkasteltava säännöllisesti, ja vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot on poistettava.
Oikeus tulla unohdetuksi
GDPR tarjoaa myös oikeuden tulla unohdetuksi. Tämä tarkoittaa, että henkilön pyynnöstä kaikki häntä koskevat tiedot on poistettava yrityksen rekistereistä. Tämä pätee myös sähköpostimarkkinointiin: vastaanottaja voi pyytää tietojensa poistamista kokonaan, ei vain markkinointiviestien vastaanottamisen lopettamista.
Lue tästä: Sosiaalisen median rooli inbound-markkinoinnissa: vuorovaikutuksen ja sitoutumisen kanava
Sähköpostimarkkinoinnin GDPR-käytännöt
Double opt-in
Double opt-in on suositeltu käytäntö GDPR:n mukaisessa sähköpostimarkkinoinnissa. Se tarkoittaa, että henkilö antaa suostumuksen kahdessa vaiheessa: ensin hän täyttää sähköpostiosoitteensa ja sitten vahvistaa sen sähköpostitse lähetettävällä linkillä. Tämä lisää suostumuksen varmuutta ja ehkäisee väärinkäytöksiä, kuten väärien sähköpostiosoitteiden lisäämistä postituslistalle.
Dokumentointi ja suostumusten hallinta
GDPR:n mukaan yritysten on pystyttävä todistamaan, milloin ja miten suostumus on saatu. Tämä tarkoittaa, että sinun on pidettävä kirjaa siitä, milloin henkilö on antanut suostumuksensa ja millä tavalla. Jos vastaanottaja peruuttaa suostumuksensa, tämäkin toiminto on dokumentoitava.
Henkilötietojen suojaaminen
GDPR vaatii, että yritykset suojaavat keräämiään henkilötietoja asianmukaisilla tietoturvamenetelmillä. Tämä tarkoittaa, että sähköpostiosoitteet ja muut henkilötiedot on tallennettava turvallisesti, ja niihin pääsy on rajoitettava vain niille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Lue tästä: Mitä on Outbound-markkinointi? – tehokas opas perinteiseen markkinointistrategiaan
Mitä tapahtuu, jos et noudata GDPR-sääntöjä?
GDPR:n rikkominen voi johtaa huomattaviin seuraamuksiin. Sakot voivat olla jopa 4 % yrityksen vuotuisesta liikevaihdosta. Lisäksi mainevahingot ja asiakkaiden luottamuksen menetys voivat olla yritykselle katastrofaalisia.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Tarvitsenko asiakkaalta erillisen suostumuksen jokaista sähköpostikampanjaa varten?
Et tarvitse erillistä suostumusta jokaiselle kampanjalle, jos asiakas on antanut yleisen suostumuksen sähköpostimarkkinointiin. On kuitenkin tärkeää, että asiakkaalle on kerrottu, millaista sisältöä hän voi odottaa ja kuinka usein viestejä lähetetään.
Voinko lähettää markkinointiviestejä vanhoille asiakkaille ilman suostumusta?
Jos sinulla on olemassa oleva asiakassuhde, GDPR sallii tietyissä tapauksissa viestien lähettämisen ilman erillistä suostumusta, mutta viestien on koskettava samoja tuotteita tai palveluita, joita asiakas on jo ostanut. Tämäkin poikkeus on kuitenkin rajoitettu ja vaatii, että tarjotaan mahdollisuus peruuttaa viestit.
Onko double opt-in pakollinen GDPR:n mukaan?
GDPR ei tee double opt-in -järjestelmästä pakollista, mutta se on erittäin suositeltava käytäntö. Se vähentää riskiä, että sähköpostiosoitteita kerätään ilman oikeaa suostumusta tai että virheitä tapahtuu tietojen syötössä.
Miten minun tulee käsitellä ”peru tilaus” -pyyntöjä?
GDPR vaatii, että ”peru tilaus” -pyynnöt käsitellään nopeasti ja tehokkaasti. Jokaisessa sähköpostiviestissä on oltava selkeä linkki, jonka kautta vastaanottaja voi peruuttaa suostumuksensa. Tämän pyynnön käsittely ei saa kestää viikkoja – peruutus tulee toteuttaa välittömästi.
Miten minun tulisi suojata keräämäni sähköpostiosoitteet?
Sähköpostiosoitteet ovat henkilötietoja, ja niiden suojaaminen on GDPR:n mukaista. Tämä tarkoittaa, että käytössä on oltava vahvat tietoturvatoimet, kuten salasanat, salaus ja rajatut käyttöoikeudet. Myös tietoturvaloukkauksista on raportoitava viranomaisille 72 tunnin kuluessa.
Voinko säilyttää sähköpostiosoitteita ikuisesti, jos henkilöt eivät peru tilauksiaan?
Ei. GDPR:n mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeellista. Vaikka henkilö ei peruisi tilaustaan, sinun on säännöllisesti arvioitava, ovatko tiedot yhä tarpeellisia markkinointitarkoituksia varten.
Voinko käyttää ostettuja sähköpostilistoja GDPR:n mukaisesti?
Ostettujen sähköpostilistojen käyttö on lähes aina GDPR:n vastaista, ellei vastaanottajilta ole hankittu asianmukaista suostumusta. Yleisesti ottaen ostetut sähköpostilistat eivät ole luotettava tai turvallinen tapa noudattaa GDPR-sääntöjä.
